Cakupan Modul¶

Diagram Arsitektur¶

Peta 11 modul (0–10), hubungan data antar-modul, dan dua lapisan fondasi (Modul 0 & Modul 9) yang dipakai bersama seluruh modul fungsional.

Ringkasan Perbaikan dari Draft Awal¶

#	Temuan	Perbaikan
1	Fitur pinjam buku/denda disebut di portal Mahasiswa & Dosen, tapi tidak ada modul yang mengelolanya	Tambah Modul 8 — Perpustakaan + peran Pustakawan
2	Kalender akademik punya "masa input nilai", tapi portal Dosen tidak punya aksi input nilai	Tambah Input Nilai ke Modul 4 (Dosen)
3	Fakultas/Program Studi dipakai hampir semua modul, tapi cuma disebut di bawah HRD	Naikkan jadi Modul 0 — Data Master & Struktur Organisasi, jadi fondasi bersama
4	Kurikulum/mata kuliah tidak disebut ber-versi per angkatan	Tambah konsep Kurikulum bertahun di Modul 2
5	PMB (pmb.ums.id) adalah situs publik per-kampus	Diperlakukan sebagai penerap pola custom domain per tenant yang sama seperti SIA utama
6	Jabatan & hak akses berdiri sendiri sebagai "modul ke-7"	Digabung jadi Modul 9 — Jabatan & Hak Akses, dirancang bareng struktur organisasi (Modul 0)
7	Rantai persetujuan (atasan) untuk cuti/evaluasi kinerja belum jelas sumbernya	Ditarik dari hierarki jabatan di Modul 0 + Modul 9

---

Modul 0 — Data Master & Struktur Organisasi [BARU]¶

Fondasi yang dipakai hampir semua modul lain — dibangun paling awal, sebelum modul fungsional lain, karena semuanya bergantung ke sini.

• Fakultas, Program Studi (relasi Fakultas → Prodi)
• Tahun Akademik & Kalender Akademik (lihat Modul 1b)
• Kurikulum per Prodi, ber-versi per tahun (mis. Kurikulum 2021, Kurikulum 2024) — menentukan mata kuliah wajib/pilihan yang berlaku untuk mahasiswa angkatan tertentu
• Mata Kuliah (kode, sks, prodi pemilik, kurikulum mana saja yang memuatnya)
• Mata kuliah prasyarat — mata kuliah tertentu mensyaratkan mata kuliah lain sudah lulus [DIKONFIRMASI masuk rilis pertama] — memengaruhi validasi KRS di Modul 3 (KRS ditolak bila prasyarat belum lulus)
• Ruang/kelas fisik (sederhana — cukup nama ruang & kapasitas, tanpa booking system rumit di tahap awal)

0.1 Jabatan Struktural & Hierarki Persetujuan [DIKONFIRMASI]¶

Berbeda dari jabatan akademik dosen (Lektor, Guru Besar — atribut permanen), jabatan struktural (Rektor, Wakil Rektor, Dekan, Kaprodi, Kepala Unit) bersifat periodik/bergilir — dimodelkan sebagai dua entitas terpisah, bukan field statis di data pegawai:

Entitas	Isi
Jabatan Struktural (master, per tenant)	Nama jabatan, level (Universitas/Fakultas/Prodi/Unit), bidang/kategori (bebas dikonfigurasi tiap tenant — lihat catatan di bawah), atasan langsung (untuk membangun rantai persetujuan)
Riwayat Jabatan	Siapa menjabat apa, di unit kerja mana, tanggal mulai–selesai (selesai kosong = masih menjabat)

Riwayat (bukan field tunggal) penting supaya histori siapa yang menyetujui evaluasi kinerja/cuti di masa lalu tetap akurat walau pejabatnya sudah berganti.

Rantai persetujuan operasional (cuti, evaluasi kinerja — Modul 6): Dosen/Staff → Kaprodi (atau Kepala Unit) → Dekan → Wakil Rektor terkait. Rektor tidak menjadi bagian rantai — perannya di sistem terbatas pada hal legal/seremonial (tanda tangan ijazah saat Wisuda, penerbitan SK pengangkatan pejabat struktural) dan dashboard lintas-fakultas (read-only).

Kepala Unit Pembantu (mis. Kepala BAA — sudah dikonfirmasi sebagai verifikator PMB, Kepala Keuangan, Kepala HRD, Kepala Perpustakaan) juga dimodelkan sebagai Jabatan Struktural level "Unit", dengan atasan langsung yang juga bisa dikonfigurasi per tenant (umumnya ke Wakil Rektor bidang terkait).

Modul 1 — BAA (Biro Administrasi Akademik)¶

1a. PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru)¶

• Pendaftaran & registrasi publik (mis. pmb.ums.id) — situs publik per-tenant, mengikuti pola custom domain per tenant yang sama seperti SIA utama (lihat Keputusan Arsitektur §2) karena calon mahasiswa belum punya akun tenant saat mendaftar
• Jalur pendaftaran (tiga jalur, dikonfirmasi):
  • Rapor (upload)
  • Sertifikat Prestasi (upload)
  • Tes — nilai bisa berasal dari Tes Tertulis (diselenggarakan offline, nilai dientri manual oleh panitia PMB) atau Tes Online (dikerjakan lewat sistem, nilai tercatat otomatis) [DIKONFIRMASI]
• Data ekonomi/kemampuan bayar dikumpulkan saat pendaftaran — dipakai untuk menentukan kelompok UKT (lihat Modul 5)
• Alur verifikasi dokumen: approve/reject rapor, sertifikat, dan hasil tes oleh Kepala BAA [DIKONFIRMASI]
• Setelah diterima: generate NIM + akun mahasiswa baru, terhubung ke Modul 5 (Keuangan) untuk biaya pendaftaran/her-registrasi bila ada

1b. Kalender Akademik¶

• Tahun akademik + semester (Ganjil/Genap)
• Periode akademik fleksibel (bukan field tetap) — supaya BAA bisa menambah jenis periode baru tanpa perubahan kode: Pendaftaran, Registrasi Ulang, Input KRS, Revisi KRS, UTS, UAS, Input Nilai, Pendaftaran Wisuda, dan lainnya sesuai kebutuhan
• Setiap periode: tanggal mulai — tanggal selesai, berlaku per tahun akademik/semester

1c. Cuti Akademik Mahasiswa [BARU]¶

Berbeda dari cuti pegawai (Modul 6) — ini cuti kuliah mahasiswa, bukan cuti kerja staf/dosen.

• Pengajuan oleh mahasiswa (lewat Modul 3), terikat periode tertentu di kalender akademik (Modul 1b)
• Approval oleh Kepala BAA [REKOMENDASI — konsisten dengan pola verifikasi PMB di §1a, bisa diubah ke Kaprodi bila diinginkan]
• Batas maksimal cuti selama masa studi (mis. total 2 semester) — nominal dikonfigurasi per tenant, konsisten dengan pola ambang nilai aset (Modul 7) & struktur WR (Modul 0 §0.1)
• Efek ke tagihan: semester cuti biasanya tidak kena UKT penuh atau ada tarif cuti khusus — terhubung ke Modul 5 (Keuangan)

1d. Aturan Peringatan Akademik & Drop Out [BARU]¶

Status "Cuti" dan "Drop Out" sudah ada sebagai nilai status mahasiswa (Modul 3) — bagian ini mendefinisikan aturan yang men-triggernya, bukan cuma label statis.

• Ambang IPK minimum per semester tertentu (mis. semester 2 IPK < 2,00 → peringatan akademik) — nominal & semester pemicu dikonfigurasi per tenant
• Masa studi maksimal (mis. 14 semester untuk S1) — melebihi ini memicu evaluasi status DO — durasi dikonfigurasi per tenant

1e. Layanan Surat-Menyurat Mahasiswa [BARU]¶

• Mahasiswa mengajukan lewat Modul 3: Surat Keterangan Aktif Kuliah, Legalisir Ijazah/Transkrip, dan jenis surat lain yang dikonfigurasi BAA (bukan daftar tetap)
• Status permohonan: Diajukan → Divalidasi Prodi → Diproses BAA → Selesai (bisa diunduh sebagai PDF) [DIPERBARUI]
• Validasi Program Studi wajib sebelum diproses BAA — Kaprodi/Sekprodi (Modul 2) mengonfirmasi status akademik mahasiswa (mis. benar terdaftar aktif, tidak sedang bermasalah akademik) sebelum surat diterbitkan; permohonan bisa ditolak di tahap ini dengan alasan
• Diproses (diterbitkan) oleh Admin BAA setelah validasi Prodi selesai

Modul 2 — Pengurus Program Studi¶

• Kelola kurikulum prodi (lihat Modul 0)
• Pilih mata kuliah yang ditawarkan tiap semester + kuota peserta + dosen pengampu
• Susun jadwal kuliah (hari, jam, ruang)
• Validasi jurnal kuliah (materi yang diajarkan tiap pertemuan) dan presensi yang diisi dosen
• Menentukan/mencarikan Dosen Pembimbing Akademik untuk mahasiswa

2.1 Tugas Akhir/Skripsi [BARU]¶

Celah signifikan di draft sebelumnya — "Dosen Pembimbing Akademik" (PA, bimbingan umum tiap semester) sudah ada, dan BKD sudah mencatat "bimbingan tugas akhir" sebagai beban kerja, tapi proses skripsi itu sendiri belum dimodelkan. Tanpa ini, kelulusan/wisuda tidak bisa benar-benar divalidasi sistem.

• Pengajuan judul oleh mahasiswa — biasanya bersyarat minimum SKS lulus/IPK (ambang dikonfigurasi per tenant, konsisten pola konfigurasi lain)
• Dosen Pembimbing Skripsi — peran/penugasan terpisah dari Dosen Pembimbing Akademik (PA), ditentukan Prodi; mendukung 1 pembimbing utama + pembimbing pendamping (opsional)
• Seminar Proposal — jadwal, dewan penguji, hasil (lanjut/revisi)
• Sidang/Ujian Akhir — jadwal, dewan penguji, nilai akhir skripsi
• Status kelulusan skripsi menjadi salah satu syarat validasi kelayakan Wisuda (Modul 1b)

Modul 3 — Portal Mahasiswa¶

• Lihat kalender akademik
• Lihat tagihan UKT + status pembayaran
• Input KRS — bergerbang ke status Registrasi Ulang [BARU]: KRS tidak bisa diisi sebelum mahasiswa berstatus registrasi ulang selesai/lunas untuk semester berjalan (menyambung periode "Registrasi Ulang" di Modul 1b dengan status pembayaran di Modul 5)
• Revisi KRS (pada periode revisi — eksplisit disambungkan ke Modul 1b)
• Lihat jadwal kuliah
• Presensi — mahasiswa melakukan check-in per pertemuan, divalidasi dosen (lihat Modul 4)
• Lihat KHS (per semester)
• Ajukan cuti akademik (lihat Modul 1c) [BARU]
• Ajukan judul & pantau progres Tugas Akhir/Skripsi (lihat Modul 2.1) [BARU]
• Ajukan layanan surat-menyurat (lihat Modul 1e) [BARU]
• Pinjam buku perpustakaan (lihat Modul 8)
• Lihat pengumuman & notifikasi terpusat (lihat Modul 10) [BARU] — termasuk notifikasi perpustakaan (pengingat pengembalian, denda keterlambatan)

Modul 4 — Portal Dosen¶

• Lihat kalender akademik
• Lihat kelas yang diampu
• Membuka lembar presensi online + memvalidasi presensi mahasiswa

• Input nilai mata kuliah yang diampu, pada periode "Masa Input Nilai" [BARU — melengkapi Modul 1b] — dua cara input, keduanya berlaku pada rentang waktu yang sama (tidak ada perbedaan tenggat):

  • Input online langsung — form web, nilai diketik per mahasiswa satu per satu
  • Unggah file Excel — dosen unduh template (berisi daftar NIM/nama peserta kelas, kolom nilai kosong), isi offline, lalu unggah kembali; sistem memvalidasi & memetakan ke mahasiswa yang sesuai sebelum menyimpan

  [REKOMENDASI] Validasi unggah Excel

  Supaya dua jalur ini tidak jadi sumber kesalahan data: template Excel sebaiknya berisi kolom referensi terkunci (NIM, Nama, Mata Kuliah) yang di-generate sistem per kelas — dosen hanya mengisi kolom nilai. Saat unggah, sistem validasi NIM cocok dengan peserta kelas terdaftar, format nilai sesuai skala yang berlaku, dan menolak baris yang tidak dikenali daripada menyimpan data yang salah pasang.

  • Mengisi jurnal kuliah (materi tiap pertemuan) untuk divalidasi Prodi (lihat Modul 2)
  • Lihat daftar mahasiswa bimbingan (sebagai Pembimbing Akademik)
  • Lihat KHS mahasiswa bimbingannya [Diperjelas — bukan KHS milik dosen sendiri]
  • Lihat data personal
  • Lihat slip gaji
  • Lihat daftar buku yang dipinjam + tanggal kembali (lihat Modul 8)
  • Lihat pengumuman & notifikasi terpusat (lihat Modul 10) [BARU] — termasuk notifikasi perpustakaan (denda keterlambatan)
  • Sebagai Dosen Pembimbing Skripsi: kelola mahasiswa bimbingan tugas akhir (lihat Modul 2.1) [BARU]

Modul 5 — Keuangan¶

• Susun tagihan UKT per mahasiswa per angkatan
• Dua jenis tagihan [DIKONFIRMASI]:
  • UKT — berjenjang per kelompok ekonomi, kelompok ditentukan dari data ekonomi yang dikumpulkan saat PMB (Modul 1a); tiap kelompok punya nominal berbeda
  • Biaya non-UKT — flat (wisuda, KKN, praktikum, dll.), nominal sama untuk semua mahasiswa, masuk rilis pertama
• Rekonsiliasi pembayaran: manual [DIKONFIRMASI] — mahasiswa transfer ke rekening kampus lalu unggah bukti transfer (atau staf Keuangan mencocokkan mutasi rekening secara manual), staf Keuangan menandai status "Lunas" di sistem setelah verifikasi — belum ada integrasi payment gateway/Virtual Account di rilis pertama; berlaku sama untuk UKT maupun biaya flat
• Kelola data gaji dosen & staff (basis data dari Modul 6 — HRD)

Modul 6 — HRD¶

• Kelola data dosen & staff berbasis unit kerja (Fakultas → Program Studi dari Modul 0)
• Struktur data disesuaikan agar mudah sinkronisasi ke PDDIKTI
• Evaluasi kinerja dosen oleh atasan masing-masing — rantai atasan diambil dari struktur jabatan (Modul 9)
• Permohonan cuti & sejenisnya — approval mengikuti rantai atasan yang sama
• Kontrol program pelatihan staff & dosen
• BKD (Beban Kerja Dosen) [DIKONFIRMASI masuk rilis pertama] — laporan tridharma per semester per dosen: Pendidikan/Pengajaran (sks mengajar, bimbingan tugas akhir), Penelitian, Pengabdian Masyarakat, Penunjang (kepanitiaan, organisasi profesi); divalidasi atasan (Kaprodi/ asesor BKD); terhubung ke sinkronisasi PDDIKTI yang sama seperti data dosen/staff di atas

Modul 7 — Biro Aset [BARU]¶

Mengelola seluruh aset perguruan tinggi — dari aset besar (tanah, bangunan, kendaraan, peralatan lab) sampai aset kecil (kursi, ATK, dll.) [DIKONFIRMASI — cakupan penuh, bukan hanya aset utama]. Terhubung langsung ke Keuangan (Modul 5) untuk nilai perolehan, penyusutan, dan penghapusan.

• Master Aset: kode inventaris, nama, kategori (tanah/bangunan/kendaraan/peralatan/ATK/dst.), unit kerja pemegang (Fakultas/Prodi/Unit — dari Modul 0), tanggal & nilai perolehan, kondisi (baik/rusak ringan/rusak berat)
• Mutasi Aset — perpindahan aset antar unit kerja, dengan jejak riwayat (siapa, kapan, dari unit mana ke unit mana)
• Pemeliharaan — jadwal & riwayat servis/perbaikan per aset
• Penghapusan Aset — aset rusak berat/tidak terpakai diajukan untuk dihapus dari pembukuan, butuh approval berjenjang (lihat Modul 9 & Modul 0 §0.1)
• Opname aset berkala (stock take) — mencocokkan catatan dengan kondisi fisik aset

Koneksi ke Keuangan (Modul 5)¶

• Nilai perolehan aset tercatat sebagai pengeluaran/pembelian di pembukuan Keuangan
• Penyusutan: dihitung otomatis (metode garis lurus), dengan opsi adjust manual [DIKONFIRMASI] — tiap catatan penyusutan punya flag "manual" yang menandai bila nilainya sudah di-override dari hasil hitung otomatis (mis. karena revaluasi atau kondisi khusus aset), supaya histori tetap bisa dibedakan mana yang murni sistem vs mana yang campur tangan manual
• Pengadaan aset baru dapat dikaitkan ke anggaran yang disetujui Keuangan [REKOMENDASI — opsional, tergantung kompleksitas budgeting yang diinginkan]

Approval Penghapusan Aset¶

Mengikuti rantai jabatan struktural yang sama seperti Modul 6 (§0.1).

Peran baru: Kepala Biro Aset

Modul 8 — Perpustakaan [BARU]¶

• Katalog buku (judul, kode, stok)
• Transaksi pinjam & kembali
• Perhitungan denda keterlambatan otomatis
• Notifikasi ke Mahasiswa/Dosen (pengingat jatuh tempo, tagihan denda) — dikirim lewat kerangka notifikasi terpusat (lihat Modul 10), muncul di Modul 3 & Modul 4
• Peran baru: Pustakawan

Modul 9 — Jabatan & Hak Akses¶

Bukan modul bisnis seperti yang lain — ini lapisan otorisasi (RBAC) yang mengatur peran dan hak akses ke seluruh modul di atas, dirancang bersamaan dengan struktur organisasi (Modul 0) karena banyak hak akses yang scoped per unit kerja.

Daftar peran yang teridentifikasi dari cakupan modul di atas:

Peran	Cakupan akses (ringkas)
Admin BAA	Modul 1 penuh
Kepala BAA	Modul 1, khusus approve/reject dokumen PMB (rapor/sertifikat/tes)
Pengurus Program Studi (Kaprodi/Sekprodi)	Modul 2, dibatasi ke prodi masing-masing
Dosen	Modul 4 (portal sendiri)
Mahasiswa	Modul 3 (portal sendiri)
Keuangan	Modul 5 penuh
HRD	Modul 6 penuh
Kepala Biro Aset	Modul 7 penuh [BARU]
Pustakawan	Modul 8 penuh [BARU]
Dekan / Wakil Dekan	Approval tingkat fakultas (setara wewenang, lihat §0.1)
Wakil Rektor (bidang sesuai konfigurasi tenant)	Approval tingkat universitas — titik akhir rantai persetujuan operasional
Rektor	Read-only dashboard lintas fakultas + aksi legal/seremonial (tanda tangan ijazah, SK pengangkatan) — bukan bagian rantai approval operasional, kecuali penghapusan aset di atas ambang nilai yang dikonfigurasi tenant (Modul 7)
Admin Tenant (per-kampus)	Semua modul, khusus data tenant-nya sendiri

Peran pengirim pengumuman (Modul 10) mengikuti peran yang sudah ada di atas (Admin BAA, Pengurus Prodi, Pustakawan) — bukan peran baru, hanya kapabilitas tambahan pada peran yang sudah ada.

Modul 10 — Pengumuman & Notifikasi Terpusat [BARU]¶

Kerangka umum untuk broadcast informasi — menyatukan notifikasi yang sebelumnya tersebar per-modul (mis. denda perpustakaan di Modul 8) ke satu area notifikasi di tiap portal.

• Pengumuman dibuat oleh Admin BAA (seluruh tenant), Pengurus Prodi (khusus prodinya), atau sumber otomatis dari modul lain (Perpustakaan, dst.)
• Target penerima: seluruh mahasiswa, per prodi, per angkatan, per dosen, atau kombinasi
• Muncul di area notifikasi terpusat pada Portal Mahasiswa (Modul 3) dan Portal Dosen (Modul 4)

---

Pertanyaan Terbuka Sebelum Desain Skema Data¶

• [x] Jalur PMB: Rapor, Sertifikat Prestasi, dan Tes (tertulis atau online)
• [x] Mata kuliah prasyarat: masuk rilis pertama
• [x] Skema UKT: berjenjang per kelompok ekonomi
• [x] Rekonsiliasi pembayaran UKT: manual
• [x] BKD (beban kerja dosen): masuk rilis pertama
• [x] Target SKS minimum BKD: divalidasi otomatis, tapi hanya notifikasi (belum ada penegakan)
• [x] Alur verifikasi dokumen PMB: approve/reject oleh Kepala BAA
• [x] Biaya non-UKT (wisuda, KKN, praktikum): masuk rilis pertama (jenis tagihan flat)
• [x] Jabatan struktural (Rektor/Wakil Rektor/Dekan/Kaprodi) — lihat Modul 0 §0.1
• [x] Modul 7 — penyusutan: otomatis garis lurus, dengan flag adjust manual
• [x] Modul 7 — ambang nilai aset untuk approval Rektor: dikonfigurasi per tenant
• [x] Modul 7 — cakupan aset kecil: termasuk (kursi, ATK, dll., bukan hanya aset besar)

---

Kembali ke Ringkasan & Visi atau Roadmap Implementasi.